Tên màn hình (Screen Name)

Tạo đoàn (Group Reservation)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Group Reservation

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng cho phép tạo và quản lý các đoàn khách có hợp đồng lưu trú tại khách sạn

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

[Filter] - Điều kiện lọc

• Reset Filter/Xóa điều kiện lọc

• Từ ngày - đến ngày/Start - End day: Khoảng thời gian muốn lọc tìm.

• Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn muốn tìm kiếm, bao gồm:

  • Inquiry: Trạng thái mới gửi báo giá phòng cho khách hàng

  • Tentative: Trạng thái khách hàng đã đồng ý giá nhưng chưa đặt cọc và chưa gởi danh sách khách

  • Definite: Trạng thái khách hàng đã đặt cọc, đã gởi danh sách khách lưu trú

  • Actual: Đoàn khách đã thực tế đến ở tại khách sạn

  • Waitlist: Đoàn khách đang chờ có phòng để đặt

  • Refused: Đoàn khách đã bị mất do các đối thủ cạnh tranh

  • Cancelled: Đoàn khách đã hủy đặt phòng tại khách sạn

• Owner/Sale phụ trách: Tìm kiếm đoàn theo danh sách sale của cơ sở.

• Stay Date/Ngày ở: Tìm kiếm theo ngày ở tại khách sạn của đoàn.

• Mã đoàn/Group Code: Mã đoàn

• Công ty/Company: Tên công ty của đoàn

• Đại lý du lịch/Travel Agent: Tên đại lý du lịch

• Mã nguồn/Source: Chọn từ danh mục mã nguồn

• Contact/Liên lạc

• Ratecode/Mã giá

• Create on/Ngày tạo group

[Results] - Kết quả tìm kiếm

• Mã đoàn/Group Code

• Tên đoàn/Group Name

• Từ ngày/From Date

• Đến ngày/To Date

• Công ty/Company

• Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn, bao gồm:

• Nút chức năng:

  • Chỉnh sửa/Edit: Chỉnh sửa thông tin chi tiết của đoàn. Chi tiết xem Tab “Details”

Thêm mới một đoàn khách

Nhấn “Add New Group” để thêm mới thông tin đoàn

• Chọn tên Công ty hoặc Đại lý du lịch của đoàn

• Mã đoàn/Group Code: Nhập mã đoàn

• Tên đoàn/Group Name: Nhập tên đoàn

• Start - End Date/Ngày nhận và trả phòng của đoàn

• Số đêm/Night: Tổng số đêm phòng của đoàn

• Ngày cutoff/Cutoff Date: Ngày cutoff cụ thể của đoàn

• Ngày cutoff/Cutoff Day: Số ngày hết hạn xác nhận đơn đặt phòng của đoàn, nếu trong thời gian này đoàn không xác nhận đặt phòng thì hệ thống sẽ tự động trả phòng về quỹ phòng để bán cho khách/ đoàn khác.

• Tình trạng/Status: Tình trạng đặt phòng của đoàn. Trường hợp đoàn mới khởi tạo, người dùng chỉ được chọn 1 trong 2 tình trạng: Inquiry & Waitlist

• Mã thị trường/Market: Chọn từ danh mục mã thị trường

• Mã nguồn/Source: Chọn từ danh mục mã nguồn

• Hình thức đặt của đoàn/Origin

• Sale phụ trách/Owner: Chọn từ danh sách các nhân viên sale của khách sạn

• Số người/phòng/Pax/Room: Số lượng khách của một phòng

• In giá/Print Rate: Tích nếu muốn hiện thị giá phòng trên phiếu đăng ký khách của các đặt phòng thuộc đoàn

• Đoàn linh động/Elastic: Tích chọn nếu muốn cho phép sử dụng cùng mã giá nếu có đặt phòng thuộc đoàn nhưng khác ngày đi và đến của đoàn

Nhấn “Save“ để lưu thông tin đoàn hoặc nhấn “Cancel“ để hủy bỏ

Khi lưu thông tin đoàn thành công, thông tin chi tiết của đoàn bao gồm 03 tab thông tin:

Tab Detail - Chi tiết thông tin đoàn (1)

• Doanh thu phòng/Room Revenue: Doanh thu dự tính và thực tế mà đoàn mang lại cho cơ sở

• Cấu hình mã giá/Config Rate: Chọn mã giá phòng mong muốn cho đoàn

Tab Room Grid - Chi tiết số lượng phòng đặt, phòng đã sử dụng và phòng chưa sử dụng của đoàn (2)

Hiển thị số lượng phòng đặt chi tiết theo từng loại phòng tương ứng với đêm lưu trú mà đoàn đã đặt:

Rate restriction roomtype: Giới hạn phòng của đoàn

• Original: Số phòng ban đầu mà đoàn dự tính đặt khi đã xác nhận đặt phòng với khách sạn

• Current: Tổng số lượng phòng sẵn sàng cho khách ở và nhân viên đặt phòng có thể thao tác tăng/giảm số lượng phòng theo nhu cầu của đoàn và phê duyệt của khách sạn

• Pick up: Số lượng phòng đã được tạo đặt phòng và đổ về hệ thống của Lễ tân tương ứng với giới hạn số lượng phòng của đoàn đã đặt

• Cập nhận thông tin/ Update details: Người dùng chọn loại phòng và số lượng cho đoàn khách, cũng như ngày mà loại phòng đó được áp dụng

Tab Reservations - Danh sách các đặt phòng đã tạo của đoàn

Tab thông tin chỉ hiển thị với tình trạng đoàn là “Definite”

• Mã hành trình/Itinerary Number

• Ngày đến/Arrival: Ngày đến của đặt phòng.

• Ngày đi/Departure: Ngày đi của đặt phòng.

• Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn

• Tên đoàn/Group Name

Nút chức năng: xem chi tiết ở phần Sửa thông tin đặt phòng con (Edit Reservation in Group)

Lưu ý (Remarks)

Group Code sau khi được tạo hiện diện tại tất cả các tab (trang) của màn hình Group Reservation, Itinerary Detail và Confirmation Detail và là công cụ thuận tiện hỗ trợ users di chuyển giũa các màn hình này bẳng cách nhấp chuột Hyperlink “NTPL_22_31_MAR21”.

1- Màn hình GB:

2- Màn hình Itinerary Detail:

3- Màn hình Confirmation Detail: