Tên màn hình (Screen Name)

Chi tiết nhóm đặt phòng (Itinerary Detail)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Reservation – Nhấn vào mã IT No.

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị các thông tin chi tiết của một nhóm đặt phòng

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

[Booker Information] – Thông tin người đặt phòng (1)

• Họ tên/Name: Tên đầy đủ của người đặt phòng

• Email: Địa chỉ email của người đặt phòng

• Số ĐT/Phone: Số điện thoại của người đặt phòng

 [Booking Information] – Thông tin đặt phòng (2)

Ngày đến/Arrival: Ngày đến của khách

• Ngày đi/Departure: Ngày đi của khách

• Số đêm/Night: Số đêm phòng

• ETA (Estimate Time of Arrival): Giờ đến dự kiến của khách

• Số lượng phòng/ No of Rooms: Tổng số lượng phòng

• Số người/Person: Tổng số lượng khách

• Tiền phòng/Total Rate: Tổng tiền phòng của đặt phòng

• Mã giá/Rate Code: Mã gói giá phòng

• Phí cố định/Fix charge Amount: Phí phụ thu thêm khi khách yêu cầu thêm các dịch vụ ngoài gói giá cố định

• Tên nhóm/ Group name: Tên nhóm khi khách đặt phòng theo đoàn

[Comment/ Guest Comment] – Ghi chú (3)

• Guest Comment:
  - Hiển thị các comment của booking từ các nguồn khác đổ về hệ thống
  - Dữ liệu tại trường Guest comment sẽ được thể hiện tại: Report Arrival/Guest Inhouse rate check/Guest Inhouse, comment Clone Booking/cross selling, activity logs, comment tại PCM/import Booking/create booking.
  - Người dùng có quyền nhập dữ liệu cho từng reservation hoặc tích chọn Apply for all tại màn hình Itinerary detail.

• Comment:
  - Được hiểu là internal comment, dùng cho việc ghi chú của cơ sở nằm ngoài phạm vi Guest Comment.
  - Dữ liệu tại trường này chỉ sử dụng và hiển thị tại PMS và đang không có activity logs.
  - Người dùng có quyền nhập dữ liệu cho từng reservation hoặc tích chọn Apply for all tại màn hình Itinerary detail.

Tích chọn “Apply for all“ nếu muốn copy ghi chú của nhóm cho toàn bộ các đặt phòng thuộc nhóm. Khi thực hiện “Save“, hệ thống sẽ tự động copy thông tin này cho tất cả các đặt phòng thuộc nhóm

[Special Request] – Yêu cầu đặt biệt (4)

Yêu cầu đặc biệt/ Special request: chọn yêu cầu đặc biệt của khách lưu trú. Người dùng có thể tích chọn các yêu cầu đặc biệt từ danh mục các yêu cầu đặc biệt

Tích chọn “Apply for all“ nếu muốn copy yêu cầu đặt biệt của nhóm cho toàn bộ các đặt phòng thuộc nhóm. Khi thực hiện “Save“, hệ thống sẽ tự động copy thông tin này cho tất cả các đặt phòng thuộc nhóm

[Room List] – Danh sách phòng thuộc nhóm (5)

Hiển thị toàn bộ danh sách các phòng của nhóm:

• Conf. No.: Mã xác nhận của đặt phòng

• Họ tên/Guest Name: Tên đầy đủ của khách chính

• Số phòng/Room: Số phòng & loại phòng của đặt phòng

• Tình trạng/Status: Tình trạng của đặt phòng

• Số khách/Prs. (Person): Tổng số lượng khách của đặt phòng

• Ngày đến/Arrival Date: Ngày khách đến nhận phòng

• Ngày đi/Departure Date: Ngày khách trả phòng

• Mã giá/Rate Code: Mã gói giá khách đặt theo từng phòng

• Thành tiền/Total Rate: Tổng tiền khách đặt theo từng phòng

Các chức năng trong danh sách phòng của nhóm

Lọc tình trạng phòng cần xem trong danh sách phòng của nhóm:

(1) Move Reservations: Tách hoặc gộp booking từ mã hành trình hiện tại sang 1 mã hành trình mới hoặc gộp vào 1 mã hành trình đang có sẵn

sau đó sẽ xuất hiện màn hình như bên dưới

(2) Check-in All Selected: Check-in các phòng được chọn đã được xác nhận và đã được gán số phòng

(3) Check-out All Selected: Check-out các phòng được chọn ở trạng thái đang lưu trú

(4) Cancel: Cancel các phòng được chọn ở trạng thái đã được xác nhận

(5) Add Package: Thêm Package cho nhiều đêm và nhiều phòng trong booking đoàn

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình bên dưới

• Mỗi lần chỉ thêm được 1 loại Package và cần chọnkhoảng thời gian từ đêm nào đến đêm nào để thêm package

• Lưu ý:

  • Trong cùng một ngày thì không thể thêm trùng package code

  • Những đêm khách đã ở qua thì không thêm được package

(5) Remove Package: Xóa package cho nhiều đêm và nhiều phòng trong booking đoàn

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình bên dưới

• Nhập tên package cần remove và chọn khoảng đêm nào cần remove package cho các phòng đã chọn

• Lưu ý:

  • Mỗi lần chỉ xóa được 1 loại package và cần chọn khoảng đêm nào để xóa package

  • Những đêm khách đã ở qua thì không xóa package được

(6) Refresh Rate: Cập nhật lại giá các package trong các Rate Code cho các booking đã đặt trước khi có sự thay đổi giá của package.

[Buttons] – Danh sách nút chức năng

• Thêm đặt phòng/Add Reservation: Tạo mới một đặt phòng thuộc nhóm. Link tới màn hình Rate Query

  

• Xuất hóa đơn tạm tính (Proforma Folio Invoice) cho một group/một party

+ Gồm có 3 options:
- Preview PDF: click để xem hóa đơn tạm tính dưới dạng file PDF tại browser tab mới
- Download PDF: click để tải bản PDF về máy
- Download Excel: click để tải bản Excel về máy

+ Chức năng này phục vụ cho việc in ra bản dự trù chi phí của một group/một IT có cùng giá suốt chặng ở. Bao gồm: tiền phòng, fixed charge, package bookable
+ Proforma folio có thể xuất cho cả các phòng PM/COM/HUSE/NO-SHOW/CANCEL/EARLY CHECKED OUT
+ Các phòng có cùng room type, arrival-departure, rate amount sẽ đuợc gom nhóm thành 1 dòng.
+ Proforma Invoice mẫu:

• Thêm thông báo cho tất cả các đặt phòng thuộc nhóm/ Alert. Chi tiết xem màn hình chức năng Thêm thông báo (Alert)

  

• Thư xác nhận đặt phòng/ Confirmation letter. Khi người dùng nhấn vào biểu tượng Confirmation letter, ngoài việc xem lại thư xác nhận đặt phòng thì còn có thêm các chức năng:

  

  • (1) Edit Confirm Email/ Chỉnh sửa thông tin: Người dùng có thể sử dụng chức năng này để chỉnh sửa các thông tin trong thư xác nhận đặt phòng trước khi gửi đến cho khách hàng. Lưu ý: Confirmation letter là thông tin quan trọng xác nhận đặt phòng với khách hàng nên cần phải kiểm tra kỹ toàn bộ các thông tin đã chỉnh sửa để tránh phát sinh khiếu nại không đáng có từ phía khách hàng.

  • (2) Send Email/ Gửi thư xác nhận đặt phòng: Nhấn để gửi thư xác nhận đặt phòng.

  • (3) Print Confimation letter/ In thư xác nhận đặt phòng: Nhấn để thực hiện in thư xác nhận đặt phòng

    

• In phiếu đăng kí khách/Print Registration Card: Nhấn để in phiếu đăng ký khách

  

• Xem tin nhắn/View Messages: Xem các tin nhắn dành cho khách lưu trú. Chi tiết xem màn hình chức năng Tin nhắn nội bộ (Message)

  

• Xuất dữ liệu danh sách khách/Export guest list in party: Nhấn để xuất dữ liệu danh sách khách trong nhóm đặt phòng

  

• Xếp phòng/Assign all: Xếp phòng cho các đặt phòng chưa được xếp phòng. Chi tiết xem màn hình chức năng Xếp phòng (Room Assignment)

  

Lưu ý (Remarks)

Phần Rate Codes hiển thị trên màn hình chi tiết hành trình (Itinerary detail) sẽ hiển thị tất cả các Rate code(s) đã được gán cho các đặt phòng con của nhóm khách (Party) hoặc đoàn khách (Group Booking)