Chi tiết đặt phòng (Confirmation Detail)

Hỗ trợ khách hàng

20/08/2021 - 12 phút để đọc

1394 lượt xem

Tên màn hình (Screen Name)

Chi tiết đặt phòng (Confirmation Detail)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Reservation – Tại Tab bất kỳ - Nhấn vào Conf. No.

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị toàn bộ các thông tin chung và chi tiết của một đặt phòng

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

Bao gồm 3 tab thông tin:

  1. Detail - Thông tin chi tiết của đặt phòng

  2. Guests - Danh sách khách chi tiết của đặt phòng

  3. Activity log - Thông tin lưu lại lịch sử thao tác tại booking này của người dùng trên hệ thống

[Tab Detail] – Thông tin chi tiết

Hiển thị các thông tin chung và chi tiết của đặt phòng

Thông tin chung (1)

  • Mã hành trình/IT No.: Mã hành trình. Nhấn để truy xuất tới màn hình Chi tiết hành trình (Itinerary Detail)

  • Khách chính/Main Guest: Tên khách chính của đặt phòng. Nhấn vào tên khách để truy xuất tới màn hình Thông tin khách (Profile)

  • Ngày đến/Arrival: Ngày đến của khách

  • Ngày đi/Departure: Ngày đi của khách. Nhấn biểu tượng để cập nhật lại ngày đi của khách

  • Số đêm/Nights: Số đêm của đặt phòng

  • ETA (Expected Time of Arrival): Giờ đến dự kiến của khách. Chọn để cập nhật thông tin giờ đến dự kiến của khách

  • ETD (Expected Time of Departure): Giờ đi dự kiến của khách. Chọn để cập nhật thông tin giờ đi dự kiến của khách

  • Tình trạng/Status: Tình trạng của đặt phòng

  • Định tuyến giao dịch/Routing: xem thông tin định tuyến giao dịch của đặt phòng sang một đặt phòng khác.

  • Mã đoàn/ Group Code: Thông tin mã đoàn của đặt phòng khi đặt phòng theo đoàn, khi nhấp vào link mã đoàn sẽ chuyển hướng sang trang chi tiết của quản lý đoàn.

  • Nút chức năng: Nhấn để thực hiện sửa lại ngày đi của đặt phòng

Thông tin chi tiết (2)

  • Mã đặt phòng/Confirmation No.: Mã xác nhận của đặt phòng

  • Mã tham khảo/Ref Number: Mã số tham khảo của đặt phòng

  • TA Rec Loc: Mã của đặt phòng trên các đại lý du lịch

  • Số phòng/Room: Số phòng của khách

  • Loại phòng/Room Type: Loại phòng khách đang lưu trú

  • RTC (Room to Charge): Loại phòng tính tiền. Giá phòng của đặt phòng sẽ tính theo giá của loại phòng này

  • Số khách/Persons: Tổng số khách lưu trú trong phòng

  • DNM (Do Not Move): Tích chọn nếu đặt phòng này không cho phép thực hiện chuyển phòng. Khi lựa chọn này được tích, nút chức năng Move Room sẽ không hiển thị với đặt phòng này

  • Auto checkin: Tích chọn nếu cho phép hệ thống tự động tạo ra 1 booking giống booking được tích chọn và tự động check in vào khi chạy NAD.

  • Do not disturb: Tích chọn nếu đặt phòng này không cho phép làm phiền. Khi tích chọn vào nút này thì hệ thống sẽ ngắt các cuộc gọi lên phòng để tránh làm phiền khách

  • Tổng tiền/Total Amount: Tổng tiền của đặt phòng. Hiển thị bảng tóm tắt chi phí phòng (Rate Summary)

    • All rate summary: khi bật nút này lên thì sẽ hiển thị toàn bộ các ngày của giai đoạn khách ở, nếu tắt nút này thì sẽ ẩn các ngày quá khứ và chỉ hiện những ngày hiện tại và tương lai.

    • Ngày/Date: Ngày lưu trú

    • Mã giá/Rate Code: Mã giá phòng

    • Occupancy: Số lượng khách của phòng

    • Tiền phòng/Room revenue: Doanh thu có được từ tiền phòng

    • Gói dịch vụ/Package: Thành tiền của gói dịch vụ

    • Giá phòng/Total: Tổng tiền 1 đêm phòng

    • Extra Packages: Thành tiền của gói dịch vụ phát sinh

    • Thành tiền 1 đêm/Total Amount: Tổng tiền phòng của 1 đêm

    • Thành tiền/Stay Total: Tổng tiền phòng của cả giai đoạn lưu trú

  • Mã giá/Rate Code: Mã giá phòng. Rê chuột vào dấu ? bên cạnh mã giá phòng để xem thông tin mô tả chi tiết mã giá phòng

  • Gói dịch vụ/Packages: Tổng tiền của các gói dịch vụ. Tích vào trường số tiền để xem chi tiết danh sách các gói dịch vụ của đặt phòng

  • Số dư/Balance: Số dư hiện tại trên bill của khách

  • Thông tin thanh toán/Payment: Nhập thông tin hình thức thanh toán của đặt phòng

    • Hình thức TT/Payment method: Chọn hình thức thanh toán từ danh mục hình thức thanh toán

    • Tên trên thẻ/Credit card name: Tên trên thẻ của khách

    • Số thẻ/Credit card number

    • Số CVV/CVV

    • Ngày hết hạn/Expired Date

    • Primary payment method: Tích chọn nếu đây là hình thức thanh toán chính của đặt phòng

  • Không post dịch vụ/No post: Tích chọn nếu không cho phép đặt phòng phát sinh các dịch vụ tại khách sạn. Phần này không áp dụng với các giao dịch minibar

  • Hiển thị giá/Print Rate: Tích chọn nếu muốn hiển thị giá phòng trên Phiếu đăng kí (Registration card)(*)

  • Hiển thị thông số của những số tiền được xuất hóa đơn/ E-invoice Amount:

    • Total amount can invoice: Tổng tiền được xuất hóa đơn

    • Total invoiced amount: Tổng tiền đã xuất hóa đơn

    • Remaining amount: Số tiền còn lại có thể xuất hóa đơn

    • Actual remaining amount: Số tiền chưa xuất hóa đơn thực tế

    • No of transaction can invoice: Tổng số giao dịch đuợc xuất hoá đơn

    • No of transaction are invoiced: Tổng số giao dịch đã xuất hóa đơn

    • No of remaining transaction: Số giao dịch còn lại có thể xuất hóa đơn

    • Actual remaining transaction: Số giao dịch chưa xuất hóa đơn thực tế

  • Nút chức năng:

    (1) Sửa giá phòng hoặc số khách theo ngày/Edit Rate Amount: Sửa trực tiếp giá trên màn hình Rate Summary

    Sau đó sẽ xuất hiện màn hình bên dưới

    (2) Sửa mã giá/Edit Rate Code: Cập nhật lại mã giá phòng của cả giai đoạn.

Lưu ý: Khi chỉnh sửa/ đổi rate thì phải viết Rate Code bằng chữ in hoa (VD: BABB)

(3)Cập nhật gói dịch vụ/Package: Cập nhật/bổ sung thông tin các gói dịch vụ của đặt phòng

(4) Chương trình khuyến mãi/ Promotion: Cập nhật các chương trình khuyến mãi của khách đặt phòng

Thông tin ghi chú về đặt phòng/Comment và Guest Comment (3)

  1. Guest Comment:
    - Hiển thị các comment của booking từ các nguồn khác đổ về hệ thống
    - Dữ liệu tại trường Guest comment sẽ được thể hiện tại: Report Arrival/Guest Inhouse rate check/Guest Inhouse, comment Clone Booking/cross selling, activity logs, comment tại PCM/import Booking/create booking.
    - Người dùng có quyền nhập dữ liệu cho từng reservation hoặc apply for all tại màn hình Itinerary detail để nhập cho toàn bộ các phòng thuộc nhóm.

  2. Comment:
    - Được hiểu là internal comment, dùng cho việc ghi chú của cơ sở nằm ngoài phạm vi Guest Comment.
    - Dữ liệu tại trường này chỉ sử dụng và hiển thị tại PMS và đang không có activity logs.
    - Người dùng có quyền nhập dữ liệu cho từng reservation hoặc apply for all tại màn hình Itinerary detail để nhập cho toàn bộ các phòng thuộc nhóm.

Cài tồn kho/Inventory (4)

Nhấn vào dấu cộng để thêm các món đồ cần cài thêm vào phòng cho khách hàng

Khi tích vào ô thì hệ thống sẽ tự động tạo nhiệm vụ cho bộ phận Runner trong phần Task Management. Chi tiết cụ thể xem trong phần Task Managment

Cài nhiệm vụ/Quick Tasks (5)

Nhấn vào mũi tên để xem và tạo công việc

Chọn Create Quick Task để tạo công việc mới

Danh sách các yêu cầu đặc biệt/Special Request (6):

Nhấn mũi tên để chọn các yêu cầu đặc biệt của đặt phòng

Màn hình Special Request còn có liên quan tích hợp hệ thống với phân hệ CiHMS FnB/POS

1- Khi chọn các yêu cầu Special Request bên CiHMS PMS:

2- Thông tin này sẽ hiễn thị bên CiHMS FnB/POS khi waiter/waitress kiểm tra thông tin thực khách là in-house guest

Thông tin khác (7):

  • Mã thị trường/Market: Mã thị trường của đặt phòng

  • Mã nguồn/Source: Mã nguồn của đặt phòng

  • Phương thức đặt phòng/Origin: Phương thức đặt phòng

  • Mục đích lưu trú/Purpose of Stay: Mục đích lưu trú của khách

  • Công ty/Company: Công ty của đặt phòng. Nhấn “Add Company” để tìm kiếm và chọn công ty từ danh sách công ty

  • Đại lý/Travel Agent: Đại lý du lịch của đặt phòng. Nhấn “Add Travel Agent” để tìm kiếm và chọn đại lý du lịch từ danh sách đại lý du lịch

  • Người đặt/Booker: Tên người đặt phòng

  • Email: Email của người đặt phòng

  • Số ĐT/Mobile: Số điện thoại của người đặt phòng

[Tab Guests] – Danh sách khách của đặt phòng

Hiển thị danh sách và thông tin của các khách của đặt phòng

Thông tin chung (1):

  • Mã đặt phòng/Confirmation No.: Mã xác nhận.

  • Ngày đến/Arrival: Ngày đến của khách,

  • Nights/Số đêm phòng: Số đêm phòng,

  • Ngày đi/Departure: Ngày đi của khách.

  • Số phòng/Room: số phòng.

  • Tình trạng/Status: Tình trạng của đặt phòng. (Ví dụ: Inhouse 1/2 - đặt phòng có 2 khách lưu trú, trong đó 1 khách đã nhận phòng)

Thông tin khách chính (2):

  • Tên khách/Full Name: Tên đầy đủ của khách.

  • Tình trạng/Status: Tình trạng của khách, bao gồm:

    • Đã xác minh/Verified: Tên khách đã được liên kết tới 1 hồ sơ khách cụ thể trong hệ thống.

    • Chưa xác minh/Unverified: Tên khách chưa liên kết tới 1 hồ sơ khách cụ thể nào trong hệ thống.

  • Birthday/Ngày sinh: Ngày sinh nhật của khách.

  • Số giấy tờ tùy thân/ID Document: Số giấy tờ tùy thân của khách

  • Số ĐT/Phone: Số điện thoại của khách

  • Quốc tịch/Nationality

  • Quốc gia/Country

  • Lần ở gần nhất/Last Stay: Ngày lưu trú gần nhất của khách tại khách sạn

  • Tên khách sạn/Hotel Name: Tên cơ sở gần nhất khách có lưu trú trong chuỗi

  • Nút chức năng:

    • Link mobile user: Trường hợp khách có tài khoản sửa dụng trên app My Vinpearl, nhấn nút này tìm kiếm và link tài khoản VPE với hồ sơ khách phục vụ giao tiếp dữ liệu giữa 2 hệ thống

    • Check-in: Thực hiện checkin cho khách. Nút chức năng chỉ hiển thị với các đặt phòng dự kiến đến trong ngày và chưa check-in. Chi tiết xem chức năng Checkin khách

    • Cancel Checkin: để hủy checkin của khách chính trong phòng

    • Link profile: Liên kết với thông tin hồ sơ khách cụ thể.

    • Edit profile: Nhấn để chỉnh sửa thông tin hồ sơ khách.

    • Change guest information: Nhấn để thay đổi thời gian và thông tin khai báo y tế của khách

    • Meal detail: Chi tiết bữa ăn của khách

Danh sách khách phụ (3):

Tương tự như khách chính và người dùng có thể thao tác xóa thông tin khách phụ nếu cần. Người dùng có thể nhấn “Cancel Checkin” để hủy checkin của từng khách phụ trong phòng.

Thực hiện move sharer của room inhouse này sang room inhouse khác

  • Chỉ cho phép move sharer room nguồn room đích là cùng room type

  • Move sharer sẽ move hết folio của guest đó sang phòng cần move

  • Rounting / fixed charge cài đặt cho guest đó sẽ bị xóa đi

  • Chỉ được move những sharer đang có trạng thái inhouse

  • Khi move sharer qua room mới sẽ switch qua kế thừa các package/benefit bao gồm add on package của room mới.

  • Khi move sharer qua room mới ngày arrival của guest sẽ là ngày move (biz date). Departure sẽ là departure của reservation.

Tại màn hình thông tin khách phụ, người dùng có thể sử dụng chức năng “Set as Main Guest” chuyển khách phụ thành khách chính

[Buttons] – Danh sách các nút chức năng

  • Nhận phòng/Check-in: Thực hiện checkin khách. Nút chức năng chỉ hiển thị khi chưa thực hiện Check-in khách vào khách sạn. Chi tiết xem màn hình chức năng Checkin khách

  • Trả phòng/Check-out: Thực hiện checkout khách. Nút chức năng chỉ hiển thị khi khách đang in-house trong khách sạn.

  • Hủy check-in/Cancel Checkin: Thực hiện hủy checkin của khách chính trên đặt phòng. Đặt phòng của khách sẽ chuyển từ Tab Inhouse về lại Tab Arrival. Nút chức năng chỉ hiển thị khi khách đang in-house trong khách sạn và khi số dư Balance khác 0.

  • Nâng hạng phòng/ Change Room Type

    Nhấn vào nút này sẽ hiện ra màn hình để nâng hạng phòng

  • Thêm các cảnh báo liên quan đến đặt phòng đang thực hiện tác vụ. Chi tiết xem màn hình chức năng Cảnh báo (Alert).

  • In phiếu đăng kí khách/Print Registration Card: Nhấn để in phiếu đăng ký khách

  • Billing của khách/Go to Billing: Nhấn để truy xuất tới màn hình Guest Folio


    Trang này có hữu ích ?