Create Transportation Task (Tạo mới công việc bộ phận vận chuyển)

Hỗ trợ khách hàng

05/05/2021 - 7 phút để đọc

426 lượt xem

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo mới công việc bộ phận vận chuyển ( Create Transportation Task )

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Task Management – Task Management - Create Task - Transportation

Tổng quan (Summary)

Tạo mới công việc cho bộ phận vân chuyển sẽ bao gồm các công việc được định nghĩa trong phần cài đặt các công việc nội bộ ( gồm đón, tiễn từ các điểm đã đặt đến khách sạn hoặc ngược lại, các tour du lịch theo như dịch vụ của khách sạn được khách đặt trước. Các công việc sau khi tạo sẽ có những thông báo tương ứng tới người tạo, người giám sát & người được phân công công việc thuộc vị trí điều hành & các tài xế của bộ phận Vận Chuyển trên máy tính, trên thiết bị di động có cài đặt Staff App.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin ( Fields Description)

1. Thông tin tổng quan:

  • Người theo dõi/ Followers: Giám sát hoặc quản lí có trách nhiệm bảo đảm các công việc được giao & các người được phân công công việc hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiêu chuẩn của khách sạn.

  • Tạo nhanh công việc/ Quick Task Name: các đầu việc được cài đặt sẵn, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách các đầu việc này để tạo nhanh công việc thường gặp & chỉ cần chỉnh sửa các nội dung nếu cần thay đổi.

  • Trạng thái/ Status: hiển thị trạng thái hiện tại ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) & cho phép cập nhật đối với các công việc đã được tạo trên hệ thống. Đối với các trạng thái completed, cancel, chỉ có người dùng được phân quyền mới có quyền chuyển đổi.

  • Người nhận/ Assignee: người tạo có thể để trống hoặc chọn người xác định theo yêu cầu công việc. Nếu để trống thì người giám sát hoặc quản lí sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên phù hợp để bảo đảm công việc được thực hiện.

  • Ưu tiên/ Priority: tính chất ưu tiên của công việc, bao gồm: high, medium, low ( tuỳ theo yêu cầu của công việc )

  • Thời hạn/ Due date: ngày mà công việc cần được hoàn thành

  • Thông tin chung/ General Information:
    Đón/ Pick Up: công việc được tạo dành cho việc đón khách từ địa điểm khách đặt tới khách sạn.
    Tiễn/ Drop-Off: công việc đươc tạo dành cho việc tiễn khách từ khách sạn tới địa điểm khách đặt.
    Đưa đón nội bộ/Internal Transfer: công việc được tạo dành cho việc đưa đón khách từ và đến các địa điểm bên trong khuôn viên khách sạn/resort.
    Transport: công việc được tạo dành cho việc đón & tiễn khách từ địa điểm khách đặt tới khách sạn & ngược lại.

  • Xác nhận đặt phòng/ Confirmation Number: hệ thống sẽ lấy thông tin các xác nhận đặt phòng này từ các đặt phòng đã được tạo trên hệ thống ( liên kết với phân hệ Front Office ). Người dùng có thể chọn 1 hoặc nhiều xác nhận đặt phòng

  • Nhóm/ Group: thông tin nhóm của các đặt phòng có cùng nội dung đón tiễn.

  • Phòng/Room: thông tin số phòng của khách

  • Mã hành trình/ Party No: thông tin mặc định được lấy cùng với xác nhận đặt phòng khi người dùng đã chọn xác nhận đặt phòng.

  • Tên khách/ Guest name: sẽ lấy theo xác nhận đặt phòng đã chọn ở trên, nếu xác nhận đặt phòng trống hoặc được chọn nhiều thì ô tên khách sẽ trống.

  • Số điện thoại/ Phone No: Số điện thoại liên hệ của khách/ người đại diện nhóm khách.

  • VIP: phân loại khách VIP theo quy định của khách.

  • Quốc tịch/ Nationality: quốc tịch của khách

  • Yêu cầu đặc biệt/ Special request: hiển thị các yêu cầu đặt biệt được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó để lưu ý chung cho toàn bộ mọi người

  • Bình luận/ Comment: hiển thị các bình luận được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó

  • Ghi chú/ Note: người dùng có thể ghi thêm các mô tả chi tiết cho công việc để người nhận nắm thông tin rõ hơn

  • SLA ( Phút/ Minute ): thời gian dự kiến để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn của khách sạn ( có quy định rõ cho từng công việc tương ứng, người dùng khi tạo công việc sẽ nhập thời gian đúng theo quy định )

  • Thời gian bắt đầu/ Start time: được tính khi người được giao công việc bắt đầu thay đổi trạng thái công việc từ NEW sang IN-PROGRESS

  • Thông tin hành trình/ Travel Information: bao gồm các thông tin sau:
    Mã hiệu chuyến bay/ Flight No: mã hiệu chuyến bay của khách ( nếu chọp pick up/ drop-off only ), nếu chọn Round-trip thì ô thông tin này được dùng để điền thông tin chuyến bay đến.

  • Ngày đến/ đi (Arr/ Dep Date): ngày của chuyến bay của khách đến hoặc đi ( nếu chọn pick up/ drop-off only), nếu chọn Round-trip thì ô thông tin này được dùng để điền thông tin chuyến bay đến ( đây là trường bắt buộc phải điền thông tin )

  • Giờ đến/ đi ( Arr/ Dep time): Giờ hạ/ cất cánh của chuyến bay ( nếu chọp pick up/ drop-off only ), nếu chọn Round-trip thì ô thông tin này được dùng để điền thông tin chuyến bay đến.

  • Số hiệu chuyến tàu/thuyền (Boat No): mã hiệu chuyến tàu/ thuyền của khách ( nếu chọp pick up/ drop-off only ), nếu chọn Round-trip thì ô thông tin này được dùng để điền thông tin chuyến tàu/ thuyền đến.

  • Giờ tàu/ thuyền khởi hành( Boat time): thời gian khởi hành của chuyến tàu/ thuyền của khách ( nếu chọp pick up/ drop-off only ), nếu chọn Round-trip thì ô thông tin này được dùng để điền thông tin chuyến tàu/ thuyền đến.

  • Giờ đón/ Pickup time: giờ nhân viên vận chuyển đến đón khách tại nơi đặt.

  • Hành trình đón khách/ Pickup Route: thông tin điểm đón & trả khách ( nhân viên chọn theo lộ trình đã cài đặt sẵn từ trước theo dịch vụ của khách sạn cung cấp:

  • Địa điểm đón/ Pickup Location: thông tin địa điểm đón & trả khách dựa theo route ( đã được cài đặt sẵn dưa trên dịch vụ khách sạn cung cấp).

  • Loại xe/ Car type: loại xe sử dụng để đón/ tiễn khách

  • Biển số xe/ Car plate: biển số xe sử dụng để đón/ tiễn khách.

  • Giá dịch vụ/ Price: đơn giá cho từng khách theo như dịch vụ khách sạn cung cấp

  • Giá phát sinh/ Extend price: chi phí phát sinh được cộng thêm cho dịch vụ vận chuyển ( nếu có )

  • Tổng giá tiền dịch vụ/ Total price: tổng giá tiền dịch vụ = giá dịch vụ + giá phát sinh.

  • Số người lớn ( Adult)/ Số trẻ em ( Children)/ Em bé ( Baby)/ Miễn phí ( FOC): số lượng người tương ứng với các độ tuổi & mức giá khác nhau theo quy định của khách sạn.

  • Tổng số lượng người/ Pax: tổng số lượng các khách đã liệt kê ở trên.
    Departure Information: trường hợp dịch vụ đón tiễn là Round-Trip, sẽ có thêm trường thông tin tiễn khách với các thông tin cần bổ sung tương tự như trường thông tin Arrival Information.

  • Lịch sử thay đổi/ History: hiển thị các thay đổi cho công việc bắt đầu từ lúc tạo mới tới thời điểm hiện tại.

2. Nếu chọn Đưa đón nội bộ/Internal Transfer thì màn hình sẽ hiện ra màn hình với thông tin ngắn gọn sau:

  • Departure location: Địa điểm đón khách bên trong khách sạn/resort

  • Arrival location: Địa điểm trả khách bên trong khách sạn/resort

  • Arr./Dep. Date: Ngày đón khách

  • Arr./Dep. Time: Ngày trả khách

  • Pickup Time: Giờ đón khách

  • Car Number: Số xe

  • Number of Passenger: Số khách cần đón

Lưu ý (Remarks)

Các công việc được tạo ở mẫu công việc dành cho dịch vụ đón tiễn sẽ liên kết với các thông tin ghi nhận bên phân hệ Transportation để bộ phận vận chuyển có thể tổng hợp & sắp xếp đưa đón khách cũng như các phương tiện phù hợp.


Trang này có hữu ích ?