Create House Keeping Task (Tạo mới công việc cho bộ phận buồng phòng)

Hỗ trợ khách hàng

04/03/2021 - 4 phút để đọc

40 lượt xem

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo mới công việc buồng phòng ( Create House Keeping Task )

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Task Management – Task Management - Create Task - House Keeping

Tổng quan (Summary)

Tạo mới công việc cho bộ phận buồng phòng sẽ bao gồm các công việc được định nghĩa trong phần cài đặt các công việc nội bộ. Các công việc sau khi tạo sẽ có những thông báo tương ứng tới người tạo, người giám sát & người được phân công công việc thuộc bộ phận House Keeping trên máy tính, trên thiết bị di động có cài đặt Staff App.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin ( Fields Description)

1. Thông tin tổng quan:

  • Người theo dõi/ Followers: Giám sát hoặc quản lí có trách nhiệm bảo đảm các công việc được giao & các người được phân công công việc hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiêu chuẩn của khách sạn.

  • Tạo nhanh công việc/ Quick Task Name: các đầu việc được cài đặt sẵn, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách các đầu việc này để tạo nhanh công việc thường gặp & chỉ cần chỉnh sửa các nội dung nếu cần thay đổi.

  • Trạng thái/ Status: hiển thị trạng thái hiện tại ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) & cho phép cập nhật đối với các công việc đã được tạo trên hệ thống. Đối với các trạng thái completed, cancel, chỉ có người dùng được phân quyền mới có quyền chuyển đổi.

  • Người nhận/ Assignee: người tạo có thể để trống hoặc chọn người xác định theo yêu cầu công việc. Nếu để trống thì người giám sát hoặc quản lí sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên phù hợp để bảo đảm công việc được thực hiện.

  • Ưu tiên/ Priority: tính chất ưu tiên của công việc, bao gồm: high, medium, low ( tuỳ theo yêu cầu của công việc )

  • Thời hạn/ Due date: ngày mà công việc cần được hoàn thành

  • Xác nhận đặt phòng/ Confirmation Number: hệ thống sẽ lấy thông tin các xác nhận đặt phòng này từ các đặt phòng đã được tạo trên hệ thống ( liên kết với phân hệ Front Office ). Người dùng có thể chọn 1 hoặc nhiều xác nhận đặt phòng

  • Mã hành trình/ Itenerary Number: thông tin mặc định được lấy cùng với xác nhận đặt phòng khi người dùng đã chọn xác nhận đặt phòng

  • Khu vực/ Area: các khu vực công cộng đã được khai báo trên hệ thống, người dùng chọn tuỳ theo yêu cầu công việc.

  • Tên khách/ Guest name: sẽ lấy theo xác nhận đặt phòng đã chọn ở trên, nếu xác nhận đặt phòng trống hoặc được chọn nhiều thì ô tên khách sẽ trống

  • Tên Task/ Task name: người dùng tạo tên ngắn gọn cho công việc & có thể mô tả chi tiết ở các thông tin ở các trường thông tin cũng như phần ghi chú

  • Yêu cầu đặc biệt/ Special request: hiển thị các yêu cầu đặt biệt được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó để lưu ý chung cho toàn bộ mọi người

  • Bình luận/ Comment: hiển thị các bình luận được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó

  • Ghi chú/ Note: người dùng có thể ghi thêm các mô tả chi tiết cho công việc để người nhận nắm thông tin rõ hơn

  • SLA ( Phút/ Minute ): thời gian dự kiến để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn của khách sạn ( có quy định rõ cho từng công việc tương ứng, người dùng khi tạo công việc sẽ nhập thời gian đúng theo quy định )

  • Thời gian bắt đầu/ Start time: được tính khi người được giao công việc bắt đầu thay đổi trạng thái công việc từ NEW sang IN-PROGRESS

  • Tập tin đính kèm/ Attachment: người dùng có thể upload hình ảnh liên quan đến công việc để miêu tả chính xác tình trạng công việc hoặc cập nhật trạng thái công việc.

  • Nhận vào/ Input: nơi người dùng thực hiên upload hình ảnh

  • Lịch sử thay đổi/ History: hiển thị các thay đổi cho công việc bắt đầu từ lúc tạo mới tới thời điểm hiện tại.

Lưu ý (Remarks)

Các công việc được tạo ở mẫu công việc này sẽ không liên quan đến việc phân chia ca làm cũng như các đầu việc liên quan đến dọn phòng trong phân hệ House Keeping.


Trang này có hữu ích ?